Privacy en Cookie Policy
Datum: 1 januari 2023
OKDV vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. OKDV wil daarom haar klanten en de gebruikers van haar diensten zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. OKDV wil haar klantengegevens veilig, respectvol en beheren en gebruiken om haar klanten beter van dienst te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden. OKDV vertrekt dan ook vanuit het principe dat iedereen controle moet hebben over zijn of haar persoonsgegevens. Hieronder vindt je informatie over welke gegevens OKDV verzamelt, waarom, hoelang en hoe je hierover controle hebt. OKDV nodigt haar relaties uit de tijd te nemen om deze Privacy Policy goed door te nemen, samen met de Algemene Voorwaarden en eventuele andere voorwaarden die van toepassing kunnen zijn op haar producten en diensten. Onder website(s) worden mede begrepen alle online portal(s), demo(s) en sociale media accounts van OKDV.
Toepassing:
Deze Privacy Policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige), alle bezoekers en gebruikers van OKDV website(s) en iedereen die informatie naar ons toestuurt die wij bewaren. OKDV streeft ernaar om haar plichten na te leven en ieders rechten te respecteren telkens wanneer OKDV persoonsgegevens verwerkt. De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“Algemene Verordening Gegegevensbescherming”), en de bijhorende uitvoeringsbesluiten, alsook enige toekomstige wijzigingen hiervan, regelen de bescherming van persoonsgegevens. Voor meer informatie hieromtrent verwijst OKDV je graag door naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verwerking van persoonsgegevens en verantwoordelijkheden Onder “persoonsgegevens” wordt het volgende verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”), met dien verstande dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
De persoonsgegevens die OKDV verzamelt en verwerkt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die je zelf invoert via de verschillende pagina’s van onze website(s), naar ons opstuurt en informatie die OKDV verkrijgt door jouw gebruik van onze website(s) en portals(s) en/of onze producten en/of diensten. Daarnaast verzamelt OKDV zelf informatie via openbare bronnen. OKDV treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar relaties voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Policy.
Persoonsgegevens die wij verwerken, hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
Voor- en achternaam, geslacht en titel - om je persoonlijk te kunnen aanspreken
Verjaardag - om je iets te laten horen als je jarig bent
Bij welk bedrijf u werkt of wat uw bedrijfsnaam is.
Bevoegdheden (voor zover relevant voor de uitvoering van onze dienstverlening)
Zakelijke adresgegevens, locatiegegevens, zakelijke telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, e-mailadres – om je te kunnen bereiken.
LinkedIn, Skype, Twitter, Facebook pagina en/of id - om via sociale media contact met je te onderhouden Indien van toepassing:
Legitimatiebewijs (stuur deze s.v.p. enkel met afgeschermde foto, afgeschermd BSN-nummer en vermelding dat het om een kopie bestemd voor OKDV gaat) - wij vragen deze alleen wanneer dat vanuit overheid of andere instanties verplicht is;
IP-adressen, vanwaar aanvragen voor overeenkomsten ingediend bij OKDV zijn ontvangen en vanwaar er is Privacy policy ingelogd bij diverse control-panels en applicaties;
Interesses rond producten en diensten van OKDV evenals gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites heen (o.a. als onderdeel van een advertentienetwerk), over jouw activiteiten op onze website, bezochte webpagina's, kliks in nieuwsbrieven, IP-adres, Internetbrowser en apparaat type - om je beter te kunnen bedienen en relevante informatie te kunnen sturen en tonen.
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op en van onze websites of portals aan te maken, in correspondentie en telefonisch en als je zelf reageert op een bericht op onze website(s).
Bedrijfsgegevens:
Financiële gegevens, zakelijk IBAN-rekeningnummer;
BTW-nummer, let op als je zzp-er bent dan bevat dit mogelijk je burgerservicenummer (BSN). Wij controleren dat niet. Wij adviseren je in dat geval bij de belastingdienst een ander BTW-nummer aan te vragen en dat aan ons door te geven;
KVK-nummer, eventueel met een kopie van een KVK-uittreksel, (Juridische) naam (bv. Onderneming of Stichting), handelsnamen, sbi-codes, wernemerscategorie en bijbehorende tenaamstelling;
Zakelijke adresgegevens, locatiegegevens, zakelijke telefoonnummer(s), e-mailadres - om je te kunnen bereiken;
LinkedIn, Skype, Twitter, Facebook pagina en/of id - om via sociale media contact met je te onderhouden.
Overige gegevens:
Gegevens die betrekking hebben op de dienstverlening zoals benoemd in de Overeenkomst. Hieronder valt alle correspondentie, welke ten behoeve komt van de uitvoering, verbetering of aanpassing van de dienstverlening.
Deze correspondentie wordt in een (elektronisch) archief bijgehouden;
E-mailberichten;
Documentatie , Door gebruik te maken van de diensten van OKDV, is het mogelijk dat de volgende gegevens worden bewaard.
Alle door jou en jouw eindgebruikers zelf (digitaal) opgeslagen gegevens;
IP-adressen van jouzelf en de eindgebruikers van de jouw organisatie, met betrekking tot de door jou als verwerker afgenomen diensten (in verschillende log-bestanden);
Alle overige opgeslagen digitale gegevens (waaronder cookies en vergelijkbare technieken), welke voortkomen uit het gebruik van de door de jou als Verwerker gemaakte of gebruikte software en websites (bijvoorbeeld via een contactformulier).
Wij verzamelen geen gegevens van minderjarigen onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 18 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 18 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@okdv.nl, dan verwijderen wij deze informatie. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken OKDV verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Voor de voorbereiding en/of uitvoeren van de Overeenkomst;
Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
Het afhandelen van jouw betaling;
Wanneer OKDV daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld, al naargelang het geval, het voeren van direct marketing, het voorkomen van fraude, het beheren van interne administratie of het bewaken van een passende netwerk- en informatiebeveiliging, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene.
Het verzenden van onze nieuwsbrief, serviceberichten en/of reclamefolder vanwege het commerciële belang van OKDV om haar klanten marketingaanbiedingen te doen;
Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
Om goederen of correspondentie bij je af te leveren c.q. diensten op locatie uit te voeren;
Om (surf)gedrag op de website(s) te analyseren om daarmee de website(s) te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren;
OKDV verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren!
OKDV bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld zoals beschreven in ´Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken´ of het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Personalia (contactgegevens) bewaren we totdat je aangeeft dat je niet meer in onze database wilt staan;
Bij welke organisatie je werkt registreren wij zolang wij geen bericht hebben ontvangen dat je niet meer voor die organisatie werkt; Of totdat de organisatie uit onze database wordt verwijderd.
Web bezoekgegevens registreren we op organisatieniveau, die gegevens blijven bewaard totdat je organisatiegegevens worden verwijderd en/of je hebt doorgegeven dat je niet wilt dat je web bezoeken geregistreerd worden. Het is mogelijk dat wij bepaalde informatie nog enige tijd bewaren nadat je je account bij ons hebt gesloten, bijvoorbeeld voor analysedoeleinden, uitlopende backups of als dit nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of om wettelijke rechten uit te oefenen, te verdedigen of te vestigen. Delen van persoonsgegevens met derden OKDV deelt jouw persoonsgegevens alleen met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. OKDV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt OKDV jouw persoonsgegevens alleen aan derden met jouw nadrukkelijke toestemming.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door OKDV en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@okdv.nl. OKDV kan een vergoeding in rekening brengen die niet meer zal bedragen dan de kosten voor reproductie tegen onze normale uurtarieven. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren binnen vier weken, op jouw verzoek.
OKDV wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij vinden het belangrijk dat je onze website(s) met het volste vertrouwen kunt gebruiken. Wij doen er dan ook alles aan om de gegevens die wij verzamelen goed te beschermen. Hoewel geen enkele site volledige veiligheid kan garanderen, gebruiken wij passende organisatorische, technische, administratieve en fysieke maatregelen om de persoonsgegevens die je ons verstrekt te beschermen tegen ongeoorloofde of illegale toegang, gebruik of openbaarmaking en tegen onbedoeld verlies, schade, aantasting of vernietiging. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via info@okdv.nl. Heb je zelf een beveiligingslek ontdekt, lees dan eerst onze Responsible Disclosure.
OKDV heeft onder andere de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:
Beveiligingssoftware, zoals virusscanners, firewalls en inbraakdetectiesystemen om ongeoorloofde toegang tot jouw en onze gegevens te voorkomen.
Secure Shell - Servers benaderen wij voor applicatiebeheer en systeembeheer via het Secure Shell (SSH) protocol, waar mogelijk is de toegang aanvullend afgeschermd op ip-nummer.
TLS (voorheen SSL) – onze interne internetapplicaties, website(s) waar persoonsgegevens worden verwerkt zijn beveiligd met een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
DKIM en SPF zijn internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen. E-mailberichten Wij willen het gemak waarmee je gebruik kunt maken van onze diensten en/of speciale aanbiedingen vergroten. Daarom sturen wij je e-mails en/of push-meldingen met informatie over aanbiedingen en diensten die interessant voor jou kunnen zijn. Wij willen je erop wijzen dat wanneer je dergelijke berichten niet meer wenst te ontvangen, je dit kunt aangeven telkens wanneer je een dergelijke e-mail ontvangt. Ook kun je push-meldingen in Apps negeren of de instellingen van je mobiele apparaat of browser wijzigen om te voorkomen dat je meldingen ontvangt. Als je klant bent dan kunnen we je ook serviceberichten sturen, bijvoorbeeld met betrekking tot je account of een van je applicaties. Het is niet mogelijk om je als organisatie geheel voor deze serviceberichten af te melden. Per organisatie moet er minstens één contactpersoon zijn aangewezen voor het ontvangen van serviceberichten. Stuur je ons een e-mail bericht? Dan voegen we je mogelijk toe als relatie in ons crm-systeem en bewaren we je e-mail. De bewaartermijn is afhankelijk van de inhoud van je e-mail. Wijzigingen OKDV behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. Wijzigingen zullen steeds voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan op onze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om deze Policy geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Contactgegevens
Website: info@okdv.nl
